Cuando has trabajado arduamente en la creación de tus reportes en Excel, lo último que deseas es que otras personas modifiquen las fórmulas, los títulos de columnas o el formato de las celdas, así que es importante saber cómo proteger celdas en Excel para evitar cualquier accidente.

La propiedad Bloqueada de una celda

Antes de pasar al detalle de cómo proteger las celdas de una hoja, es necesario que sepas que todas las celdas tienen una propiedad conocida como Bloqueada. Para acceder a esta propiedad es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas e ir a la pestaña Proteger.

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Recuerda que este cuadro de diálogo lo podemos abrir con el atajo de teclado Ctrl+1 o haciendo clic derecho sobre la celda y seleccionando la opción Formato de celdas.

La verdad es que el nombre de esta propiedad es un poco confuso, porque pareciera que nos está indicando que la celda está bloqueada aun cuando estemos hablando de un libro completamente nuevo. Lo que esta propiedad quiere decir es que la celda es “candidata” a ser bloqueada por el comando Proteger hoja.

Si alguna celda no tiene marcada la propiedad Bloqueada, entonces no podremos proteger su contenido. Esto será de mucha utilidad para un ejemplo que realizaremos más adelante, pero por ahora solo es necesario que sepas que todas las celdas en Excel tienen esta propiedad.

Cómo proteger celdas en Excel

El comando que nos ayudará a proteger celdas en Excel será el comando Proteger hoja que se encuentra dentro de la ficha Revisar.

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Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá establecer una contraseña para proteger el contenido de la hoja:

Bloquear determinadas celdas de una hoja en Excel

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Quiero que pongas especial atención a la leyenda de la primera caja de selección que dice: “Proteger hoja y contenido deceldas bloqueadas”. Cuando Excel se refiere a celdas bloqueadas se está refiriendo a todas aquellas celdas que tienen habilitada la propiedad Bloqueada de la cual hablamos en la sección anterior. Como lo he dicho antes, de manera predeterminada todas las celdas de una hoja tienen habilitada esta propiedad, así que al utilizar el comando Proteger hojaestaremos bloqueando todas las celdas de la hoja.

Al hacer clic en el botón Aceptar se nos pedirá confirmar la contraseña y se mostrará un mensaje de advertencia para recordarnos que en caso de olvidar dicha contraseña no habrá manera de desproteger la hoja. Una vez hecha la protección, cualquier intento que hagamos por modificar una celda de la hoja resultará en un mensaje de advertencia.

Cómo bloquear celdas individuales en una hoja de cálculo

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Cómo desproteger celdas en Excel

Seguramente la protección de celdas la utilizarás al compartir el archivo de Excel con otras personas, pero si deseas hacer nuevas modificaciones a tu reporte, será necesario desproteger la hoja. Para hacerlo deberás ir de nuevo a la ficha Revisar y pulsar el botón Desproteger hoja que mostrará un cuadro de diálogo solicitando la contraseña.

Proteger el contenido de las celdas de una hoja en Excel

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Una vez desprotegidas las celdas podrás realizar las modificaciones necesarias y posteriormente volver a proteger la hoja si así lo deseas.

Validación de datos en Excel

Validar la información que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir cualquier interpretación equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de ingresarlos.

Lista desplegable en Excel

Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

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Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validación de datos:

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Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás seleccionar la opción Lista:

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En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable separados por coma:

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Al hacer clic en el botón Aceptar se verán reflejados los cambios en la celda:

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Lista desplegable con valores en un rango

Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar el rango en el cuadro de diálogo Validación de datos y de esta manera tener una lista desplegable con los valores extraídos de dicho rango:

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No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionaldiad a tus hojas de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitará muchos problemas al permitir el ingreso de valores previamente validados.

Ordenar y filtrar datos

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.

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Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.

Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

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La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.
Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.

Filtrar datos en una tabla de Excel

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.

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En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.

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En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los valores únicos de la columna y cada opción tiene a su lado una caja de selección que podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores únicos que se nos dificulta encontrar la opción que necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de búsqueda de manera que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.

Filtros de números y fecha

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las opciones deFiltros de fecha.

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Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de número:

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Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna.

Quitar el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de dicha columna.
Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

Borrar el filtro de una tabla en Excel 2013

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Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia abajo.

Filtrar por segmentación de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra tabla:

Segmentación de datos en una tabla de Excel 2013

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En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón Aceptar se insertará en la hoja de Excel un panel con las opciones de segmentación de datos para la columna previamente seleccionada:

Filtrar datos en Excel por segmentación de datos

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Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el botón que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentación de datos correspondiente.

De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja de utilizar la segmentación de datos es que tendemos una ayuda visual para conocer rápidamente los filtros que están siendo aplicados a la tabla. Para eliminar los paneles de segmentación de datos debes hacer clic sobre su borde y pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.

DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

Validación de datos